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    使用金字塔原理高效匯報工作


    當工作報告內容復雜、冗長、毫無條例時,我們該如何處理?

    我們希望在匯報工作時,重點突出,思路清晰,層次分明??稍鯓硬拍茏龅健斑壿嬊逦??

    我們都希望在表達(寫作、講話和培訓)時,能說到點子上,正面回答受眾的問題。那么如何搭建結構框架、組織語句順序,用最短時間講清重點,讓受眾能理解、記得住,甚至是有興趣呢?

    答案就是——使用邏輯清晰的金字塔結構。



    金字塔原理是麥肯錫咨詢公司一位名叫芭芭拉·明托的顧問在1973年總結出來的,隨后成為麥肯錫顧問的標準課程。

    金字塔原理主張任何觀點都可以歸納出一個中心議題,此中心議題由若干“相互獨立,完全窮盡”的論據支持。這些論據本身也是論點,進一步被若干同樣符合“相互獨立,完全窮盡”規則的論據支持。以此類推,形成一個類似金字塔的垂直結構。




    在橫向上,金字塔要求每一層極的論據要“相互獨立,完全窮盡”,也就是說論據之間不能重復,而且沒有遺漏。

    這樣的一套理論,對于匯報工作有很好的借鑒意義。運用金字塔原理,我們可以通過對匯報人的匯報方式進行分析,讓匯報人有意識地把中心議題最先告訴領導,然后再圍繞中心議題解釋相關細節,層層向下分解。

    這樣的敘事結構,最有利于領導理解信息。



    一、被忽視的好方法

    這套方法聽起來簡單,但實際運用起來卻不那么容易。這是因為,按照金字塔原理的要求構建的敘事結構,常常與匯報人的工作習慣背道而馳。

    在匯報時,人們習慣按照思維發展的順序進行敘述,而思維發展的順序通常是演繹的順序。最著名的演繹的例子是下面這三句話:

    1.人終有一死。
    2.蘇格拉底是人。
    3.所以蘇格拉底會死。

    演繹法邏輯清晰,它通過描述不同事物的特性,找出事物間的共同點,并根據共同點得出結論。

    使用演繹法來敘述事物,是匯報人最為舒服的敘述方式。在這種方式下,匯報人始終躲在演繹邏輯背后。

    因為這樣的順序是在不斷地描述事實,通過事實的累積和相互間邏輯的建立自然而然推導出最后的觀點和結論,因此匯報人不需要冒任何風險。




    換句話說,演繹順序所描述的事實從一開始就能獲得領導的認同,避免了任何在觀點上產生沖突的可能。由于大多數人本能上傾向于避免與他人產生沖突,演繹法也就成了自然而然的選擇。

    金字塔原理下的匯報結構恰恰相反,它要求匯報人從事情的結果開始——從結束到開始逆向描述。比如上面的三句話,按照金字塔原理就是這樣來講的:

    1.蘇格拉底會死。
    2.因為蘇格拉底是人。
    3.而人終有一死。

    感受一下這兩種結構在聽者的心理上所造成的戲劇沖突,你就不難理解為什么匯報人會有意無意地避免使用金字塔原理來組織敘述的結構。

    這是因為,一開始就把一個沒有任何鋪墊的結論告訴領導,極有可能會使對方產生疑問,這樣的疑問如果沒有得到及時的回答,就會迅速轉變成質疑,甚至是觀點上的沖突和情緒上的對立。

    這會帶來額外的壓力,使匯報人喪失邏輯上的安全感。

    也正因為如此,運用金字塔原理進行匯報雖然聽起來簡單得如同廢話,但實際上對匯報人有著很高的要求。匯報人要克服思維的慣性,始終有意識地從領導的角度思考問題,組織敘述的結構。

    一個思維發展的正常順序,有可能會引起領導的錯誤猜測,因此這不是最有利于領導理解信息的敘述順序;假如運用金字塔原理,首先把整個信息的結論講出來,那就全然不同了。

    這時,領導心里便有了一個整體預期。在這個預期之下,領導不需要任何提示,就會自動聯想到匯報成功的秘訣。這樣的聯想被故事的細節進一步證實,于是加強了領導對中心議題的印象。




    二、信息的層次

    另外,金字塔原理強調了信息的分層概念。一個中心議題向下發散,在不同的抽象層次上形成若干論據。

    在一般的匯報工作中,我們大可不必太過在意所謂的“相互獨立,完全窮盡”的論據規則,但是對于這種分層結構本身卻需要多加利用。

    這樣做最顯而易見的好處是,它使匯報中那些本來顯得無處安放的雜亂信息有了一個清晰的脈絡。

    更進一步,在復雜的開放性匯報中,要講的信息點很多,通常會超過七個非重復信息的記憶極限。因此,用金字塔結構將信息組織起來,使每一個抽象層次上的論據都保持在七個之內,可以更好地適應人腦的運作機制,提高記憶的概率。




    想象你要就一個新的手機應用app,進行可行性的口頭匯報。這是一個基于移動定位服務(LBS)的境外城市旅游語音導覽項目。你根據前期分析和調查得到以下事實:

    企業為其他產品建立的微信公眾號訂閱量已經在上月突破三百萬,通過此平臺進行新應用的單位營銷成本因此降低到每有效用戶0.5元;企業在應用研發上積累了大量實踐經驗和研發人才,初期研發成本因而可以控制在20萬元以內;

    出境游正成為中國家庭和個人大額消費的主要方式;出境游正從傳統的包團游、購物游和豪華游轉變為更注重當地體驗的深度人文旅游模式;




    出境游人群移動終端持有率幾乎達到100%;多數目的地國家提供針對海外游客的平價移動數據服務;


    企業目前擁有的閑置資金足夠為10個類似項目提供由項目啟動至產品上架的所有成本;產品擁有多種收入模式可供探索,包括應用下載收費,細分內容收費,目的地商家合作等;

    預計產品上架后前12個月的投資回報率可以達到145%;目前中文市場缺乏同類產品,英文同類產品也處在起步階段,因此沒有可以借鑒的成熟先例;

    研究顯示,在此領域,優秀的、細分的導覽內容和先發優勢可以有效提高用戶粘滯度;預計傳統和新興旅游平臺將在6~8個月內注意到這一潛在市場。



    可以看到要匯報的信息點輕輕松松達到了12個,遠遠超出了任何人可以短時間內記憶的信息數量。


    如果只是簡單地把它們一條一條的羅列出來講給對方聽,恐怕沒等你得出項目可行的結論就已經失去了對方的興趣和注意力。因此,建立一個分層結構就顯得非常必要了。

    跟據金字塔原理,這個匯報的分層結構可以這樣構建:如此構建的金字塔結構,在中心議題之下將信息點分為三層,可以清晰地看到圍繞項目可行這一結論展開的匯報所遵循的脈絡。

    同時,每一層的論據不超過三個,這個數量十分有利于大腦的記憶。

    在匯報時,匯報人需要從最頂層開始,開門見山地拋出結論:境外城市旅游語音導覽項目可行,并應該盡快立項。當領導消化了這一信息后,再按照抽象層級,一層一層地敘述自己得到這個結論的原因,從而構成一個完整的匯報。




    還有一點值得注意,每一個論據都是一個完整的句子,包含了確定的信息。比如,我們說“新趨勢使產品成功幾率增加”,而不是說“新趨勢對產品的影響包含以下幾個方面”。

    后者是人們在使用金字塔原理匯報工作時經常容易出現的錯誤表述。

    說它錯誤,是因為后一種說法沒有自己的觀點。它無法統領下面一個抽象層級,也不能被其他信息支持,就像一個沒有靈魂的軀殼,掛在金字塔結構中。

    這樣一句話,無法讓領導產生對接下來的匯報內容的預期。因此他仍然需要猜測隨后提到的經濟因素、社會因素和技術因素所帶來的變化是否在整體上對產品帶來積極的影響。

    這樣的猜測正是金字塔原理所極力避免的。因此這種我們經常在匯報工作時掛在嘴邊的句式,在金字塔結構中是不應該出現的。
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